Во многих небольших компаниях CRM сначала живёт в таблице: клиенты на одном листе, сделки на другом, задачи — в мессенджере. Пока в команде три человека, это работает. Разберём признаки того, что таблицы пора менять, разницу между подпиской на готовую CRM и своей рабочей панелью и порядок, в котором стоит описать панель, чтобы ИИ-команда собрала её под ваш процесс, а не под абстрактный «учёт клиентов».
Когда таблицы перестают справляться
Признаки, что пора что-то менять:
- Правки теряются. Двое одновременно меняют одну строку, кто-то сортирует один столбец вместо всей таблицы — и телефоны разъезжаются с именами.
- Появились версии. «Клиенты_новая», «Клиенты_финал_2» — никто не уверен, какой файл актуальный.
- Доступ по принципу «всё или ничего». Чтобы менеджер видел своих клиентов, ему открывают весь файл — с чужими сделками, маржой и контактами.
- Статусы ведутся цветом. Жёлтая заливка означает «ждём оплату» только для того, кто её поставил.
- Отчёт собирается руками. Чтобы узнать, сколько сделок в работе, руководитель подолгу возится с фильтрами.
Если совпали два-три пункта, пора переходить. Если же обращений пока немного и задача одна — не терять заявки с форм, — CRM может оказаться преждевременной. Для начала хватит выгрузки заявок в Excel.
Готовая CRM по подписке или своя панель
Оба подхода нормальные, просто они решают разные задачи.
| Критерий | Готовая CRM по подписке | Своя рабочая панель |
|---|---|---|
| Старт | Быстрый, всё уже настроено | Нужно описать процесс и собрать |
| Структура данных | Задана сервисом | Повторяет ваш процесс |
| Телефония и почта | Часто есть сразу | Дорабатывает разработчик |
| Код и база | У сервиса | У компании |
| Расходы | Подписка, обычно растёт с командой | Сборка и поддержка |
Готовая CRM разумнее, если отдел продаж живёт в звонках и переписке, связка с телефонией нужна прямо сейчас, а процесс продаж типовой. Своя панель разумнее, если процесс нестандартный — производство под заказ, ремонт, проекты с этапами, — если важно, чтобы код и данные принадлежали компании, и если вы готовы честно описать, как устроена работа.
В Roboweb рабочая панель — один из типов продуктов в редакторе наряду с лендингом, магазином и порталом: таблицы, KPI, доступы. Код выгружается на Next.js + Prisma, данные хранятся в PostgreSQL, и то и другое остаётся у компании. Если сомневаетесь, какой тип продукта вам нужен, начните со статьи лендинг, магазин, портал или панель.
Сущности и связи: опишите бизнес, а не экраны
Частая ошибка при заказе CRM — описывать экраны: «нужна кнопка добавить клиента». Экраны вторичны. Первичны сущности — то, о чём вы храните данные, — и связи между ними. Малой компании обычно хватает пяти:
- Клиент — компания или человек: название, контакт, телефон, источник, ответственный менеджер.
- Сделка — возможная продажа: клиент, сумма, этап, дата следующего шага.
- Заказ — то, что продано и исполняется: сделка, состав, сроки, статус.
- Задача — конкретное действие: к какой сделке или заказу относится, исполнитель, срок, отметка о выполнении.
- Сотрудник — кто работает в панели и в какой роли.
Связи проговорите словами: у клиента много сделок, из сделки может появиться заказ, у сделки и заказа много задач.
Условный пример хорошего брифа: «Панель для мебельной мастерской. Клиенты: имя, телефон, источник, менеджер. Сделки: клиент, изделие, сумма, этап — замер, расчёт, договор, отказ. Заказы: сделка, дата готовности, статус — в производстве, готов, доставлен. Задачи: к сделке или заказу, исполнитель, срок. У клиента много сделок, у заказа много задач». Плохой бриф: «Нужна удобная CRM, как у больших компаний». По второму ИИ-команда соберёт аккуратную, но чужую систему, и дорабатывать её придётся правками, которые стоило написать с самого начала.
Этапы и статусы выписывайте такими, какие у вас есть на деле, а не какими они «должны быть». Если в жизни этапов четыре, а в панели девять, панель начнут обходить.
Роли и доступы: кто что видит и меняет
Роли — вторая половина описания. Составьте короткую матрицу:
- Руководитель — видит всё, меняет этапы и справочники, смотрит показатели.
- Менеджер — видит своих клиентов и свои сделки, ставит задачи.
- Исполнитель — видит назначенные ему задачи и заказы, меняет только статус.
- Бухгалтер — видит заказы и суммы, ничего не редактирует.
Для каждой роли ответьте на два вопроса: какие записи человек видит и что может менять. Честно о границах сборки: платформа разграничивает доступ на уровне таблицы — записи видны всем посетителям, даже без входа, или только их автору после входа. Сотрудник в панели может добавлять записи и видеть свои, а менять этап сделки или статус заказа может владелец проекта в базе данных проекта в редакторе. Матрицу ролей из списка выше и редактирование записей из самой панели дописывает разработчик в выгруженном коде — заложите это в план. До запуска пройдите панель под тестовыми учётными записями и без входа: если кто-то видит лишнее, исправьте это сразу.
И про закон: вход в панель через иностранные сервисы не подключайте — открывать доступ после такой авторизации запрещено, а с 7 июля 2026 года за это штрафуют по 199-ФЗ. Разрешённые способы — номер телефона российского оператора, Госуслуги, ЕБС, Яндекс ID, VK ID, Сбер ID; вход по почте и паролю в этом перечне не назван, поэтому способ входа в панель стоит обсудить с юристом.
Главный экран руководителя: какие KPI вывести
На главный экран выводите не всё, что можно посчитать, а то, что меняет решения на сегодня. Условный набор для малой компании:
- Новые клиенты и обращения за неделю и источники, откуда они пришли.
- Сделки по этапам: сколько их и на какую сумму.
- Сделки без следующего шага — зависшие и забытые.
- Просроченные задачи по исполнителям.
- Заказы, у которых скоро срок готовности.
- Закрытые сделки за месяц в сравнении с прошлым.
Проверка каждого показателя простая: если цифра изменилась, понятно ли, что делать? Если нет, это украшение, и ему место в отчёте, а не на главном экране. Какие ручные процессы стоит передать автоматизации, разобрано в статье об автоматизации рутины.
Чего не будет в первой версии
Своя панель, собранная по описанию, — это не зрелая CRM с многолетней историей. В сборке нет:
- телефонии — звонков из панели, записи разговоров, карточки клиента при входящем звонке;
- связки с почтой — писем, которые сами попадают в карточку клиента;
- обмена с учётными системами — выгрузки счетов, остатков и оплат;
- мобильного приложения в магазинах приложений.
Всё это решается доработкой кода: разработчик забирает выгруженный проект и дописывает нужные связки. Учтите и техническую деталь: в выгрузке поля моделей данных текстовые и необязательные, а типы для сумм и дат разработчик уточняет сам через миграции схемы. Отдельно спланируйте перенос текущих данных из таблиц — кто и как перенесёт базу клиентов, чтобы в первый день панель не была пустой.
Практический шаг: выпишите сущности с полями и этапами, роли и пять-шесть показателей для главного экрана. Это одна страница текста, и с ней уже можно собирать первую версию панели. Экспорт кода доступен на платных тарифах — условия на странице тарифов.
